CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE

Vacances Bleues Business s’engage à organiser, mettre en place, réaliser et mener à bonne fin les prestations hôtelières générales et d’animation proposées au tarif convenu (dans les conditions de l’article 3). Le Client s’engage à respecter les conditions générales ci-dessous, éventuellement complétées par des conditions particulières définies entre les parties.

1. CONFIRMATION DE LA RÉSERVATION

Une réservation n’est confirmée qu’après retour du contrat établi par l’hôtel, signé avec apposition du cachet de l’entreprise Cliente et la mention « Lu et approuvé », accompagné du paiement du premier acompte, sous réserve de disponibilités au jour de réception. A défaut, la réservation ne sera pas prise en compte.

2. MODALITÉS DE PAIEMENT

Toute confirmation de réservation implique le versement d’un acompte de 60% à 80% du montant total TTC du montant de la prestation. Le solde devra être réglé à réception de facture et au plus tard dans les 5 jours suivant la fin de la prestation Si le paiement n’intervient pas dans le délai convenu, le Client sera redevable de plein droit des frais d’agio, soit 1.5% par mois ainsi qu’une indemnité forfaitaire de frais de recouvrement de 40 euros. Une indemnité complémentaire pourra être réclamée, sur justificatifs, lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire. Toute réclamation devra être faite dans un délai d’une semaine à compter de la date de la facture. Néanmoins, le Client s’engage à régler dans les termes de ce contrat la partie non contestée de la facture en attendant qu’un éventuel litige soit solutionné. Le Client s’engage à payer les prestations complémentaires non incluses dans le contrat de réservation (consommations sur place, débours, extras etc…) engagées par lui-même et ses participants y compris lorsqu’il a été contractuellement prévu que les prestations complémentaires seraient à la charge des participants et payées par carte bancaire demandée à leur arrivée à titre de garantie. Tout incident de paiement rend immédiatement exigible la totalité des sommes dues. Le Client est tenu d’indiquer l’adresse de facturation si celle-ci diffère de celle notée sur l’accord de réservation.

3. CONDITIONS ET MODIFICATIONS DES TARIFS

Les tarifs hors taxes en vigueur à la date d’envoi de la proposition tarifaire et valables pour la période définie, sont fermes à compter de la confirmation de la prestation reçue par Vacances Bleues Business dans les conditions de l’article 1. A l’échéance de la période de validité de la proposition tarifaire et/ou en l’absence de confirmation de réservation opérée par le versement du premier acompte, nos tarifs sont susceptibles d’être modifiés sans préavis en fonction des conditions économiques et des dispositions réglementaires.
Le taux de TVA applicable sera celui en vigueur au jour de la manifestation.

4. LISTE NOMINATIVE DES PARTICIPANTS

Vacances Bleues Business doit recevoir par écrit (fax ou courrier ou mail) la liste nominative des participants en chambre au plus tard 15 jours avant la date de la manifestation.

5. COUVERTS

Vacances Bleues Business doit recevoir par écrit, (fax ou courrier ou mail) le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas 8 jours ouvrés avant la date de début de la manifestation. La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article 6 des présentes conditions. Le Client doit confirmer son choix de restauration (menu, buffet, cocktail,…) au plus tard 8 jours ouvrés avant la date de la manifestation. Au-delà Vacances Bleues Business se réserve le droit d’imposer un choix dans la catégorie retenue par le Client.
Malgré tout le soin apporté à la préparation des plats, la présence fortuite d’allergènes majeurs (contamination involontaire par contact avec d’autres produits lors de la fabrication) ne sera peut être exclue.

6. ANNULATION

Toute annulation totale ou partielle doit être notifiée par écrit à Vacances Bleues Business. Seule la date d’annulation enregistrée permet de déterminer le montant des frais d’annulation comme suit :

  • Plus de 45 jours avant la date prévue d’arrivée : 30%, 60% 80% du montant TTC de la prestation (selon la période et l’hôtel)
  • De 30 à 16 jours avant la date prévue d’arrivée : 90% du montant TTC de la prestation
  • Moins de 15 jours avant la date prévue d’arrivée : 100% du montant TTC de la prestation.

Le changement de date de la manifestation est considéré comme une annulation totale.
Une annulation partielle correspond à une réduction du montant du devis quelle qu’en soit l’origine : diminution de la durée de la manifestation, du nombre de personne et/u des prestations commandées. La règle du prorata temporis sera appliquée sur la base des modalités de dédommagement prévues aux conditions d’annulations ci-dessus.

7. MODIFICATION DE LA PRESTATION

Toute modification de la prestation devra faire l’objet d’une demande écrite auprès de Vacances Bleues Business. Faute d’acceptation écrite de l’établissement dans les 8 jours de la réception de la demande de modification, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminés dans le devis accepté par le Client.
La réduction du nombre de Participants est considérée comme une annulation partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article 6 des présentes, qu’il s’agisse notamment d’hébergement, de restauration ou d’espaces loués.
Si le nombre de participants s’avérait supérieur au nombre indiqué sur le contrat, la mise à disposition des espaces ne sera confirmée qu’après réception du complément d’acompte correspondant au différentiel de réservation, en fonction des disponibilités.
Les « no-shows » (prestations commandées non annulées) seront facturés au Client sur la base de la totalité de la réservation.
Le départ anticipé d’un ou plusieurs participants ne donnera lieu à aucun remboursement.

8. RESPECT DES PROGRAMMES ÉTABLIS ET GESTION DES DÉPASSEMENTS HORAIRES

Le déroulé complet de votre manifestation avec un horaire précis des activités est établi en fonction de vos demandes. Notre proposition tarifaire intègre ces données si nous en avons connaissance :

  • Forfait pour des prestations classiques sur les horaires habituels
  • Suppléments chiffrés pour des prestations complémentaires et horaires spéciaux

Une validation de ces données sera faite 10 jours avant votre arrivée.
Tout changement nous obligeant à modifier les horaires de travail de nos salariés, la structure de nos équipes ou les accords signés avec des prestataires extérieurs donnera lieu à une facturation complémentaire.

Les horaires réguliers de la restauration sont les suivants :

  • Petit-déjeuner : entrée au restaurant entre 7h00 et 10h00
  • Déjeuner : entrée au restaurant entre 12h15 et 14h00
  • Dîner : entrée au restaurant entre 19h et 21h.

Sauf s’il en est convenu autrement avec le Client :

  • Les espaces sont mis à disposition soit de 8h00 à 19h00, soit de 19h00 à 24h00.
  • Les chambres sont mises à la disposition du Client le jour d’arrivée à partir de 15 heures et doivent être libérées le jour du départ au plus tard à 12 heures.

La non libération des espaces ou des chambres à l’heure dite entraînera la facturation d’une journée supplémentaire.

9. MISE A DISPOSITION DES ESPACES

Si le nombre de participants s’avérait inférieur au nombre prévu sur le devis, le Client pourrait se voir attribuer un autre espace que celui initialement prévu, pour des raisons inhérentes à la gestion de l’établissement.

10. REPORTAGE PHOTOGRAPHIQUE ET/OU VIDÉO – REFERENCE

Le Client est prié d’informer au préalable Vacances Bleues Business de la présence éventuelle d’un photographe ou d’un caméraman et fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations qui s’avéreraient nécessaires.

Les photos et vidéos prises par Vacances Bleues Business pendant la prestation restent la propriété de Vacances Bleues Business. Le Client accepte l’utilisation de ces visuels pour des newsletters, brochures, site internet et sur tous supports de communication, sans limite de temps et de territoire sous réserve que ces visuels ne soient pas susceptible de porter atteinte à la vie privée, à l’image ou à la réputation du Client.

Vacances Bleues Business est également autorisée à utiliser la dénomination sociale, le nom commercial et/ou les marques du Client, et le cas échéant du groupe dont il fait partie, comme référence commerciale sur tout support ou à toute occasion dans un but marketing et/ou publicitaire.

11. ASSURANCES – RESPONSABILITÉ

Le Client fera ses affaires personnelles de tous dommages, troubles de jouissance, pouvant être causés du fait des participants à la manifestation. Il devra supporter entièrement et directement les conséquences de tous dommages matériels ou corporels causés tant aux tiers qu’aux personnes présentes lors de cette prestation.

Le Client veillera à souscrire toutes assurances utiles en la matière et afférentes aux types de prestations qu’il souhaite organiser personnellement ainsi qu’une police spécifique de responsabilité civile.
Le Client s’engage, à la fin de l’exécution des prestations, à procéder à ses frais à la remise en état des lieux et au retrait de l’ensemble des matériels utilisés.

Les matériels endommagés ou manquants et les dégradations seront facturés au Client en fonction des réparations rendues nécessaires.

L’établissement recommande vivement au Client de placer les objets de valeur dans le coffre fort de l’hôtel, ou de la chambre si elle en est équipée, et de faire assurer lesdits objets.

12. DIVERS NOURRITURE ET BOISSONS

Le Client n’est pas autorisé à apporter de l’extérieur de l’hôtel des boissons ou de la nourriture sans avoir obtenu une autorisation spéciale de la Direction. Celle-ci se réserve le droit de bouchon concernant les boissons sur la base des tarifs en vigueur dans l’établissement.

13. FORCE MAJEURE

La direction de l’hôtel se réserve le droit d’annuler la réservation si des événements de force majeure ou de cas fortuits l’y contraignaient (grève, incendie, dégâts des eaux, etc.). Dans cette hypothèse, Vacances Bleues Business remboursera l’intégralité des sommes versées au Client sans préjudice des dommages et intérêts auxquels il pourrait prétendre.

14. ATTRIBUTION DE COMPÉTENCE

Tout litige relatif à la validité, à l’interprétation ou à l’exécution des présentes seront soumis à la compétence des Tribunaux de Marseille.